Efectivo: April 1, 2024
Las Empresas de Paisajismo Monarch y sus subsidiarias, afiliadas y otras compañías de Monarch, incluyendo, entre otras, Jensen Landscape, Northwest Landscape Services, Signature Landscape, Terracare Associates, Landsystems, Monarch Tree Service, Texscape Services, The Growing Company, Dynaserv, Environmental Designs, True North, y cualquier compañía afiliada ("Monarch", "nosotros" o "nos") ofrecen esta Política de Privacidad del Personal ("Política") para describir nuestras prácticas para el manejo de la información personal asociada con nuestros empleados anteriores, actuales y potenciales, contratistas, trabajadores temporales, pasantes y sus familiares y dependientes (en conjunto, "Personal"). Esta Política describe la información personal que recopilamos y procesamos sobre el Personal, nuestros propósitos para el procesamiento de información personal, las formas en que podemos divulgar dicha información a terceros y los derechos que el Personal puede tener con respecto al procesamiento de su información personal.
Los tipos de información personal que procesamos incluyen, entre otros:
• Identificadores, como su nombre, número de Seguro Social, identificación de empleado, dirección de hogar y de negocio, número de teléfono, dirección de correo electrónico, identificador en redes sociales, identificadores de dispositivos, credenciales de usuario, detalles de contacto de emergencia, número de pasaporte/número de identificación nacional, otros identificadores gubernamentales.
• Información financiera, como detalles de cuentas financieras, información fiscal y de retenciones, y detalles sobre compensación, beneficios y gastos.
• Datos demográficos, como género, edad (incluida fecha de nacimiento), estado civil, servicio militar y estado de discapacidad.
• Información sobre elegibilidad laboral, como estado migratorio y de visa.
• Información de actividad de dispositivo, internet u otra actividad electrónica asociada con los sistemas de TI de Monarch, redes, dispositivos, aplicaciones y recursos, como ID de dispositivo, direcciones IP, archivos de registro, pines únicos, información de inicio de sesión de cuenta, comunicaciones electrónicas y archivos, conexiones de red y credenciales de inicio de sesión.
• Información de geolocalización, como ubicación de los sitios de trabajo en los que labora y información de ubicación precisa recopilada a través de dispositivos, equipos o aplicaciones utilizadas en el curso del empleo, incluido el uso de nuestra aplicación de control de tiempo móvil, cuando corresponda.
• Grabaciones de video en ciertas áreas de trabajo y fotografías con fines de seguridad, protección y identificación.
• Grabaciones de comunicaciones con fines de control de calidad, mantenimiento de registros y propósitos de capacitación.
• Información profesional o relacionada con el empleo, como cargo/puesto, ubicación de oficina o sucursal, contrato de empleo, fechas/horas de servicio, cargos ocupados, registros de desempeño y disciplina, procedimientos de quejas, viajes y gastos, preferencias de ubicación de trabajo, composición del equipo de trabajo en el lugar de trabajo, control de tiempo y métricas relacionadas (incluido tiempo en el sitio, descansos, comidas y tiempo de manejo) y retroalimentación (como si está de acuerdo o en desacuerdo con su hoja de horas), investigaciones, quejas, registros de enfermedades/vacaciones, calificaciones académicas/profesionales, CV/currículum, datos de antecedentes penales (para fines de verificación, cuando sea permitido y de acuerdo con la ley aplicable), información de referencia e información relacionada con verificaciones de antecedentes.
• Información educativa, como títulos o certificaciones obtenidas, capacitaciones y programas de desarrollo asistidos, y evaluaciones.
• Biometría, como huellas dactilares o escaneos faciales con fines de facilitar el acceso a instalaciones, dispositivos o aplicaciones, cuando sea permitido y de acuerdo con la ley aplicable.
• Otra información que decida proporcionarnos (por ejemplo, comentarios sobre nuestras operaciones).
• Inferencias y análisis derivados de lo anterior.
• Información que pueda ser tratada como sensible según las leyes aplicables, como números de identificación gubernamental, credenciales de inicio de sesión, comunicaciones personales recibidas o enviadas utilizando nuestros recursos de información, afiliación a sindicatos, geolocalización precisa, biometría, orientación sexual e información de salud (por ejemplo, para beneficios o fines de acomodación).
Reclutamiento
Si solicita o es recomendado para un puesto en Monarch, recopilamos, usamos y divulgamos a terceros información personal con fines de reclutamiento, en particular, para determinar sus calificaciones para el empleo y tomar una decisión de contratación. Esto incluye evaluar sus habilidades, calificaciones y antecedentes para un puesto específico, verificar su información, realizar referencias o verificaciones de antecedentes, verificar el estado de visa y/o elegibilidad para trabajar (cuando corresponda) y gestionar en general el proceso de contratación, y comunicarnos con usted al respecto.
Si es aceptado para un puesto en Monarch, la información recopilada durante el proceso de reclutamiento formará parte de su registro continuo.
Si no se le ofrece un puesto, podemos retener información personal para permitirnos considerarlo para otras oportunidades adecuadas dentro de Monarch en el futuro.
Propósitos relacionados con el empleo o el trabajo
Si está empleado por Monarch, recopilamos, usamos y divulgamos a terceros información personal para los siguientes propósitos:
• Gestión de la fuerza laboral, incluidas evaluaciones, ascensos, planificación de sucesión y desarrollo profesional; administración de nómina; proporcionar otras compensaciones; proporcionar atención médica, seguro de vida y otras administraciones de beneficios; seguridad social, pensiones y planes de ahorro; capacitación (incluida la distribución de políticas y materiales de capacitación a los empleados); mantener licencias; celebrar y cumplir con acuerdos laborales; mantener directorios; llevar a cabo investigaciones y resolver problemas disciplinarios o de quejas; apoyar viajes relacionados con el trabajo; asignación de activos.
• Comunicaciones y emergencias, incluida la facilitación de comunicaciones con empleados, proporcionar referencias, proteger la salud y seguridad de los empleados y otras personas, facilitar la comunicación en caso de emergencia.
• Operación y gestión de los sistemas de TI y comunicaciones, incluidos los fines de seguridad y continuidad del negocio.
• Mantenimiento de la seguridad de nuestras instalaciones, activos, clientes, personal y otros.
• Presupuestación, gestión financiera e informes.
• Gestión de fusiones, adquisiciones y reorganizaciones.
• Responder a procesos legales como citaciones.
• Ejercer derechos y remedios legales y abordar litigios y manejar quejas o reclamos internos.
• Cumplir con requisitos legales y otros, como impuestos, obligaciones de mantenimiento de registros, informes y auditorías.
• Monitorear y abordar el cumplimiento de leyes aplicables y políticas y procedimientos de Monarch, incluida la política de redes sociales de Monarch y en conexión con la protección de nuestros secretos comerciales e información confidencial.
• Recibir y responder a consultas, informes o quejas.
• Conducta de auditorías, cumplimiento de inspecciones gubernamentales y otras solicitudes de autoridades gubernamentales o públicas o regulatorias, y cumplimiento de políticas y procedimientos internos.
Aplicación móvil de control de tiempo de Monarch
Si está empleado por Monarch y descarga, accede, utiliza o proporciona información a nuestra aplicación móvil de control de tiempo, recopilamos, usamos y divulgamos a terceros información personal para los siguientes fines:
• Gestión de la fuerza laboral, incluida la evaluación de equipos en el sitio, desempeño laboral, horas trabajadas y compensación.
• Monitoreo y abordar el cumplimiento de leyes aplicables, instrucciones y requisitos de clientes, restricciones y límites del sitio de trabajo y políticas y procedimientos de Monarch.
• Mantenimiento de la seguridad de nuestras instalaciones, sitios de trabajo, clientes, personal y otros.
• Presupuestación, gestión financiera e informes.
• Operación y gestión de la aplicación móvil de control de tiempo, incluidos análisis.
• Evaluación y mejora de la aplicación móvil de control de tiempo, tecnologías relacionadas y medidas de rendimiento laboral.
Además de los propósitos descritos anteriormente, podemos recopilar, usar o divulgar a terceros información personal para fines específicos para los cuales solicitamos su consentimiento.
Retenemos la información personal que recopilamos durante el tiempo que sea razonablemente necesario para cumplir con los propósitos descritos anteriormente o como se describe de otra manera en el momento en que se recopila la información, a menos que la ley requiera un período de retención más corto. Podemos retener información personal después de que nuestra relación con usted termine. La duración de la retención puede variar según factores como:
• La existencia de una relación continua entre usted y nosotros;
• Requisitos de mantenimiento de registros o cumplimiento legal;
• La necesidad de resolver consultas o quejas;
• Operación, expansión y mejora de nuestro negocio;
• La necesidad de ejercer o defender reclamos legales;
• La necesidad de prevenir fraudes, proteger activos o individuos y promover la seguridad;
• La operación de nuestra aplicación móvil de control de tiempo; y
• Proteger los derechos o la seguridad de usted, nosotros u otros.
Podemos divulgar todas las categorías de información personal enumeradas anteriormente para nuestros fines comerciales o según se describe de otra manera en esta Política. Las categorías de destinatarios para cada una de las categorías de información personal enumeradas anteriormente incluyen:
• Proveedores de servicios: Contratamos proveedores de servicios que realizan servicios para ayudarnos a administrar recursos humanos y compensación de personal, facilitar nuestros esfuerzos de reclutamiento, ayudarnos a facilitar nuestra relación laboral con usted, operar y mantener nuestros recursos de TI, proporcionar seguridad de datos o física, proporcionar servicios a nuestros clientes y operar de otra manera nuestro negocio. A menos que se especifique lo contrario, estas empresas solo usarán su información personal de las formas descritas en esta Política.
• Proveedores de beneficios: Organizamos para que reciba ciertos beneficios de terceros, como compañías de seguros o beneficios financieros. Compartimos información con esas partes para facilitar la provisión de esos servicios.
• Consultores: Podemos proporcionar información personal a consultores y asesores que nos ayuden a operar y mejorar nuestro negocio.
• Proveedores de soluciones: Contratamos proveedores de soluciones de terceros para proporcionar soporte de backend para algunas de nuestras operaciones y servicios. Esto incluye empresas como Radar Labs, Inc. (Radar) y Industrial and Financial Systems (IFS), que proporcionan infraestructura de geolocalización y soporte de gestión de servicios empresariales en relación con nuestra aplicación móvil de control de tiempo.
• Empresas del grupo y clientes: Monarch tiene compañías afiliadas, socios y clientes en todo el país. Podemos divulgar su información personal a afiliadas, socios o clientes para fines de empleo, reclutamiento, diligencia debida, seguridad e informes internos. Por ejemplo, esta información puede ser necesaria para que usted acceda a un sitio de trabajo seguro. A menos que se especifique lo contrario, las afiliadas, socios y clientes de Monarch solo utilizarán su información de las formas descritas en esta Política.
• Destinatarios de divulgaciones legales: Podemos divulgar su información personal a agencias policiales, tribunales, autoridades gubernamentales u otros terceros cuando creamos que es necesario para cumplir con una obligación legal o regulatoria. Podemos divulgar información personal según lo consideremos razonablemente necesario para respaldar investigaciones o solicitudes legales, o según sea razonablemente necesario para proteger nuestros derechos o los derechos suyos o de cualquier otra parte.
• En el contexto de una transacción: Podemos divulgar información personal a posibles socios comerciales, proveedores de servicios, asesores y otros terceros en relación con la consideración, negociación o finalización de una transacción corporativa en la que adquirimos, vendemos, somos adquiridos por o fusionados con otra compañía o vendemos o transferimos todo o parte de nuestros activos o negocio.
• Información agregada y desidentificada: Podemos divulgar información agregada, anonimizada o desidentificada sobre usted para cualquier propósito permitido bajo la ley local aplicable.
• Consentimiento: También podemos divulgar su información personal con su consentimiento.
Ni compartimos información personal para publicidad dirigida ni vendemos información personal que recopilamos sobre el Personal, incluida información personal sensible e información asociada con el Personal menor de 16 años. No permitimos que personas menores de 16 años utilicen nuestra aplicación móvil de control de tiempo.
Recopilamos y procesamos información personal del Personal de una variedad de fuentes, incluidas:
• Directamente de usted o de los dispositivos que utiliza mientras está en las redes de Monarch en asociación con su empleo potencial, actual o anterior con nosotros.
• De materiales y procesos de solicitud, incluidas entrevistas y entrevistas telefónicas.
• De ciertos terceros para: (i) verificar información sobre sus credenciales, como educación y empleo anterior, (ii) seguir referencias que pueda proporcionar y (iii) realizar investigaciones de antecedentes, cuando lo permita o lo requiera la ley.
• Del uso de nuestras cámaras de CCTV para ciertos locales o sitios de trabajo donde están instaladas con fines de seguridad.
• De fuentes de acceso público.
• De nuestras compañías afiliadas, socios comerciales, agencias de reclutamiento, proveedores de beneficios, proveedores de servicios y otro Personal.
• Del uso de nuestra aplicación móvil de control de tiempo y otras herramientas de gestión de empleados.
• Información que recopilamos automáticamente cuando interactúa con nuestros sitios web, aplicaciones o recursos de información de Monarch, bases de datos y sistemas (por ejemplo, recursos de comunicación, internet, redes y aplicaciones).
Esta sección de nuestra Política se aplica únicamente a residentes del estado de California y complementa la información anterior. Todos los términos que no estén definidos de otra manera en esta sección tendrán los significados definidos en la Ley de Privacidad del Consumidor de California de 2018, según enmendada por la Ley de Derechos de Privacidad de California de 2020, junto con cualquier reglamento de implementación (colectivamente, la "CCPA").
En los doce (12) meses anteriores, Monarch ha divulgado información personal para los fines comerciales descritos anteriormente a las siguientes categorías de destinatarios:
Tenga en cuenta que también podemos divulgar cualquiera o todas las categorías de información enumeradas anteriormente en caso de venta o transferencia de todo o parte de nuestro negocio, en respuesta a un proceso legal o en interés de proteger derechos o seguridad, como se describe con más detalle anteriormente.
No usamos ni divulgamos información personal sensible asociada con el Personal para fines distintos de los expresamente permitidos por la ley de California.
Si es residente de California, puede tener ciertos derechos en relación con su información personal según la ley de California:
• Derecho a Saber: Tiene derecho a saber qué información personal hemos recopilado sobre usted, incluidas las categorías de información personal, las categorías de fuentes de las cuales se recopila la información personal, el propósito comercial o comercial para recopilar, vender o compartir información personal, las categorías de terceros a quienes divulgamos información personal y las piezas específicas de información personal que hemos recopilado sobre usted. No estamos obligados a proporcionarle esta información más de dos veces en un período de 12 meses.
• Derecho a Eliminar: Tiene derecho a solicitar que eliminemos cualquier información personal que hayamos recopilado de usted y retuvimos, sujeto a ciertas excepciones.
• Derecho a Corregir: Tiene derecho a solicitar que corrijamos información personal inexacta que mantenemos sobre usted.
• Derecho a Optar por No Vender y Compartir: Tiene derecho a optar por no vender su información personal a terceros y a optar por no divulgar su información personal a terceros para publicidad conductual en contextos cruzados, si corresponde.
• Derecho a Limitar el Uso o Divulgación de Información Personal Sensible: Tiene derecho a limitar el uso y la divulgación de su información personal sensible para ciertos fines comerciales específicos.
• Derecho a No Discriminación: Tiene derecho a no recibir un trato discriminatorio por ejercer cualquiera de sus derechos de la CCPA.
Si es residente de California y desea ejercer cualquiera de sus derechos de la CCPA descritos anteriormente o que un representante autorizado presente una solicitud en su nombre, comuníquese con nosotros al (800) 613-0291 o envíe un correo electrónico a esc@monarchlandscape.com. Tenga en cuenta que es posible que necesitemos información adicional de su parte para cumplir con su solicitud, y es posible que rechacemos su solicitud según lo permitido por la ley aplicable.
Esta Política puede actualizarse periódicamente para reflejar cualquier cambio necesario en nuestras prácticas de privacidad. Le recomendamos que consulte esta Política o con nuestro Centro de Soluciones para Empleados periódicamente para conocer la versión más reciente de esta Política.
Dirija cualquier pregunta o solicitud relacionada con esta Política al Centro de Soluciones para Empleados al (800) 613-0291 o envíe un correo electrónico a esc@monarchlandscape.com.
